En profession libérale, vous êtes considéré comme chef de votre propre entreprise. C’est à vous de gérer vos patients, votre temps de travail, mais aussi votre comptabilité. Chaque année, vous avez donc des obligations comptables et fiscales. Pour que tout se passe au mieux, voici le récapitulatif de vos contraintes comptables en tant que sage-femme !
Le choix du régime fiscal
Vos contraintes comptables vont dépendre d’un élément très important de votre comptabilité : votre régime fiscal. La profession de sage-femme est règlementée, comme toutes les professions de santé, ce qui limite votre choix de régime.
Concrètement, vous avez deux options :
- Le régime micro-BNC : réservé aux professionnels effectuant moins de 72 600€ de chiffre d’affaires par an, ce régime permet de nombreuses simplifications. Vous n’avez pas de suivi comptable précis à faire car les charges sont calculées de manière forfaitaire, sur la base de 34% du CA. Ce régime n’est donc plus intéressant si vous dépassez les 34% de charges, ce qui est très souvent le cas.
- Le régime réel, dit de la déclaration contrôlée : ce régime est le régime fiscal normal des sages-femmes. Vous suivez vos recettes et vos dépenses au réel tout au long de l’année, pour ensuite les déclarer aux impôts via la fameuse déclaration 2035. Il y a un peu plus de contraintes comptables, mais pas de panique, avec le bon logiciel, c’est un jeu d’enfant !
La tenue des livres comptables
La première contrainte comptable des sages-femmes est la tenue des livres comptables. En effet, vous devez suivre votre comptabilité tout au long de l’année pour remplir des livres obligatoires.
Le livre des recettes
Le livre des recettes est à remplir uniquement par les professionnels au régime micro-BNC. Il permet de suivre, comme son nom l’indique, les recettes encaissées : honoraires, rétrocessions, redevance de collaboration, remboursements CPAM, etc.
Ce livre est à tenir de manière chronologique et ne doit pas être modifiable (oubliez Excel, donc). Il doit toujours être à jour en cas de contrôle.
Le livre-journal
Le livre-journal est l’équivalent du livre des recettes pour les sages-femmes au réel. Vous devez ici lister les recettes mais également toutes les dépenses en lien avec votre activité : achat de matériel, frais de véhicule, repas, etc.
Comme pour le précédent, il doit être tenu à jour régulièrement et ne pas être modifiable. Des logiciels de comptabilité comme Indy vous certifient un livre-journal dans les normes de l’administration fiscale.
La déclaration de résultat : la déclaration 2035
En tenant vos livres comptables à jour, vous pourrez remplir en fin d’année la déclaration de revenu des professions libérales, la déclaration 2035. Elle est obligatoire au régime réel uniquement (pas pour les micro-BNC donc).
La déclaration 2035 fait le récapitulatif de vos recettes et de vos dépenses pour calculer votre bénéfice imposable. C’est sur cette base que sera calculé votre impôt sur le revenu. Il est donc très important de ne pas se tromper. Quelques exemples d’erreurs classiques :
- se tromper de case
- oublier une dépense déductible
- déduire une dépense personnelle (donc non déductible)
Garder ses factures
Dernière contrainte comptable importante pour les sages-femmes : la conservation des factures. En effet, il est obligatoire de pouvoir justifier des recettes et surtout des dépenses réalisées dans le cadre de votre activité professionnelle. Vous devez donc conserver ces preuves : factures, tickets de caisse, liste de chèques, relevés, etc.
Garder les formats originaux papier peut vite devenir un enfer. Heureusement, certains logiciels comme Indy peuvent numériser vos justificatifs papier tout en gardant leur valeur aux yeux de l’administration : c’est ce que l’on appelle la valeur probante des justificatifs. Un marqueur numérique est appliqué à la facture, ce qui empêche toute modification et garantit la viabilité du document.
Voilà, nous avons fait le tour des contraintes comptables des sages-femmes ! Comme vous le voyez, ces contraintes peuvent donc être grandement simplifiées grâce au bon outil. Dernier petit conseil : si vous avez des interrogations, n’hésitez pas à vous faire accompagner et à poser des questions. C’est en prenant en main votre comptabilité que vous gagnerez en indépendance !
Le conseil pratique pour bien gérer sa comptabilité
Il existe plusieurs solutions pour la gestion de votre comptabilité :
- Utiliser un cahier de tenue de comptabilité et faire vos déclarations fiscales sur papier. Ce fonctionnement est très lourd et prend beaucoup de temps.
- Confier votre comptabilité à un Expert-Comptable. Il faut généralement compter entre 1200 et 1800 €TTC d’honoraires par an et passer du temps à rassembler vos justificatifs pour les lui transmettre.
- Passer par un logiciel de comptabilité connecté à votre compte bancaire professionnel. C’est la meilleure solution pour tenir votre comptabilité et réaliser vos déclarations de façon simple, efficace et à moindre coût.
Exemple de solution : Indy, la comptabilité repensée pour les indépendants.
Indy est un logiciel qui automatise la tenue comptable et les déclarations des libéraux. Vous n’avez qu’à synchroniser votre compte bancaire et le logiciel catégorise automatiquement vos transactions pour les transformer en lignes comptables et générer vos documents (Grand Livre, Balance, … etc). Lorsque vous avez une déclaration à réaliser, le logiciel vous guide, réalise les calculs complexes à votre place et génère la déclaration. Vous pouvez de plus vous adresser à un support réactif si vous avez des questions.
Voici les points forts d’Indy :
- Simple et intuitif : Indy est ultra-simple à utiliser grâce à une interface intuitive résolument tournée vers l’utilisateur.
- Sécurisé : Synchronisation bancaire agréée par la Banque de France, chiffrement SSL et sauvegarde quotidienne des données.
- Conforme : Indy est conforme aux normes FEC et EDI, mis à jour en fonction des nouvelles normes fiscales.
- Transparent et accessible : Les tarifs d’Indy sont clairs et transparents et les abonnements sont tout compris et sans engagement. La solution pour les sages-femmes coûte seulement 24 €TTC/mois soit 288 € TTC à l’année.
Pour découvrir Indy, c’est par ici.
